В Томске инициирована массовая проверка кадрового делопроизводства

Налоговые органы и инспекция по труду анонсировали старт комплексной профилактической кампании в Томске. Основной фокус в третьем квартале 2025 года направлен на кадровый учет. Представители контролирующих ведомств намерены провести перекрестный анализ данных, чтобы выявить «серые» схемы занятости и нарушения в оформлении трудовых отношений. Для бизнеса Томской области это сигнал к немедленному внутреннему аудиту документации.

По данным аналитиков рынка труда, именно кадровая документация стала «ахиллесовой пятой» для большинства субъектов малого и среднего предпринимательства. Если раньше внимание уделялось исключительно налоговым отчислениям, то теперь под прицел попадают графики отпусков, штатные расписания и локальные нормативные акты. Инспекторы намерены сопоставить реальное количество сотрудников на рабочих местах с цифрами, отраженными в персонифицированной отчетности.

Причины усиления контроля

Ужесточение мер связано с интеграцией баз данных Социального фонда России и ФНруководитель в автоматическом режиме выявляет разрывы между фондом оплаты труда, указанным в РСВ (расчете по страховым взносам), и суммами, проходящими по банковским счетам организаций. Любое расхождение теперь трактуется как потенциальное занижение налогооблагаемой базы.

Собеседник в региональном управлении отметил, что особый упор будет сделан на предприятия, где уровень заработной платы устойчиво держится ниже среднеотраслевого показателя по Томской области. Сегодня этот порог в регионе составляет 58 400 рублей. Если зарплата сотрудников на бумаге приближается к МРОТ, а функционал требует высокой квалификации, это становится триггером для выездной проверки.

«Мы наблюдаем парадоксальную ситуацию: предприниматели тщательно проверяют бухгалтерские проводки, но при этом забывают о кадровых приказах. Отсутствие подписи работника о получении второго экземпляра трудового договора или приказ об увольнении задним числом сегодня грозят более серьезными репутационными и финансовыми потерями, чем ошибка в декларации по НДруководитель учет перестал быть формальностью — это фундамент защищенности бизнеса».

Топ-5 «красных флагов» для инспекторов в Томске

Эксперты в сфере трудового права выделили ключевые ошибки, которые с высокой вероятностью приведут к штрафным санкциям. В ходе подготовки к проверкам рекомендуется обратить внимание на следующие точки напряженности:

• Подмена договоров. Оформление срочных трудовых соглашений без законных оснований вместо бессрочных контрактов. Массовый перевод штатных специалистов на самозанятость при сохранении корпоративных графиков и субординации.
• Фиктивные стажировки. Допуск новых сотрудников к работе без официального трудоустройства под видом «испытательного срока без договора». Начисление заработной платы в конверте до момента заключения трудового соглашения является грубым нарушением ст. 67 ТК РФ.
• Пробелы в охране труда. Игнорирование проведения инструктажей на рабочем месте. Отсутствие подписанных листов ознакомления с картами специальной оценки условий труда (СОУТ).
• Некорректные даты. Издание приказов о приеме на работу позже фактического начала исполнения обязанностей или оформление увольнений «вчерашним числом». Программные комплексы фиксируют временные метки внесения записей.
• Несоответствие в зарплатных комиссиях. Выплата заработной платы реже чем каждые полмесяца. Отсутствие расчетных листков установленной формы или невозможность подтвердить их регулярную выдачу.

Рекомендации бизнесу: как пройти проверку без штрафов

Чтобы минимизировать риски, в томских аудиторских компаниях советуют не дожидаться визита инспекторов, а провести превентивный самоанализ в течение 10 рабочих дней. В первую очередь необходимо сверить табели учета рабочего времени с фактическими данными пропускной системы и данными бухгалтерии по начислению зарплаты.

Особое внимание следует уделить физическому наличию всей кадровой номенклатуры. У значительной части томских предпринимателей локальные акты существуют лишь в электронном виде на диске, что является существенным упущением. Трудовая инспекция в ходе визита запрашивает бумажные оригиналы с «живыми» синими печатями. Восстановление подписей в приказах трех-пятилетней давности становится впоследствии неразрешимой задачей.

Итог

Кампания по проверке кадрового учета в Томске продлится до конца сентября 2025 года. Региональные власти называют это не «репрессивной мерой», а «побуждением к обелению рынка труда». Тем не менее, штрафы за выявленные нарушения остаются высокими: до 100 000 рублей на юридическое лицо за каждого неоформленного сотрудника, а также дисквалификация для должностных лиц при повторном нарушении. Приведение кадровой документации в идеальный порядок сейчас — единственный способ спокойно пройти предстоящую волну проверок.